تعتبر الملفات من العناصر المهمة التي تثري محتوى أي موقع إنترنت بما تضمه من محتويات قيمة اجميع الزوار باختلاف أهدافهم لذلك وجب التركيز على الاهتمام بمحتوى هذه الملفات إضافة إلى طرق عرضها وتحميلها وتشغيلها ضمن الموقع وما يلي بعض النقاط التي يفضل أن يلتزم مدخلوا البيانات أثناء رفع الملفات :
١ توفير الملف بجميع الصيغ الممكنة وخاصة doc pdf zip وذلك للأسباب التالية

١ إتاحة الفرصة لجميع زوار الموقع للاستفادة من محتوى الملف فبعض الملفات قد تكون ذات أحجام كبيرة وبالتالي فإن صيغة الملف قد zip تكون مناسبة للزوار الذين يستخدمون اتصال غير سريع .

٢ توفير الملف بصيغ مختلفة يزيد عدد الملفات التي ستتم فهرستها من قبل محركات البحث وبالتالي تحسين تواجد الموقع في محركات البحث. ٣ في التقييم التي تنفذه بعض الجهات لقياس أداء وجودة المواقع على الانترنت اتؤخذ بالاعتبار أعداد الملفات مثل doc pdf zip.
٢ يجب وضع عنوان مناسب لكل ملف العنوان ليس اسم الملف بحيث يعرف باختصار عن محتوى الملف .

٣ عند وضع رابط لتحميل الملف أيضاً يجب وضع رابط لكل صيغة من صيغ الملف doc pdf zip ويفضل وضع أيقونة تعبر عن نوع الصيغة إلى جوار الرابط وأن يكون عنوان الرابط يبين اسم الملف وعدم استخدام عبارات مطولة ذات معنى جذب مثل انقر أو هنا التحميل لأن هذا يساعد محركات البحث على فهرسة الملفات التي تشير إليها الروابط بدقة متناهية.
٤ في حال تحويل ملف نصي إلى pdf فيجب تحويله بصيغة نصية وليس على هيئة صور لأن ذلك يمنع محركات البحث من فهرسة محتوى ملف pdf .
٥ تجنب رفع ملفات ذات أحجام كبيرة وتقسيمها إلى أجزاء عند إمكانية تنفيذ ذلك حيث أن الملفات الكبيرة قد لا يستفاد منها لأن تحميلها يحتاج إلى وقت طويل إضافة إلى أن بعض محركات البحث تحدد حجم معين للملفات التي ستتم فهرستها .

المصدر إدارة المحتوى على البوابة الإلكترونية شركة شور العالمية للتقنية